von Constanze Blickhan, Steuerberaterin - Blickhan und Partner
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Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat am 18.03.2016 die Referentenentwürfe

1.     Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

2.     Referentenentwurf einer technischen Verordnung zur Durchführung des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

veröffentlicht. Mit diesen Gesetzen soll die Unveränderbarkeit von digitalen Grundaufzeichnungen sichergestellt und Manipulationen verhindert werden.

Zielsetzung

Ziele der Referentenentwürfe sind unter anderem ein verpflichtender Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems, die Einführung einer Kassen-Nachschau und die Sanktionierung von Verstößen. Eine Verpflichtung zur Nutzung von Registrierkassen ist nicht geplant.

Mit den gesetzlichen Änderungen sollen künftige steuerrelevante Geschäftsvorfälle nicht mehr nachträglich geändert werden können.

Anforderung an die Ordnungsmäßigkeit der Kasse
Nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung und der ständigen Rechtsprechung gilt der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht. Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, so dass sich die einzelnen Vorgänge in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können.[1]

Bei der Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme darf künftig nur noch ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet werden, das jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, zeitgerecht, richtig und geordnet aufzeichnet und dass dieses elektronische Aufzeichnungssystem durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen ist.[2]

Grundaussage:

Kassen sind täglich zu führen. Die Grundaufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufzuzeichnen.

Kassensysteme

Grundsätzlich ist zwischen drei verschiedenen Kassensystemen zu unterscheiden. Die offene Ladenkasse, Registrierkassen und PC-Kassensysteme.

Offene Ladenkasse
Es ist auch weiterhin möglich eine offene Ladenkasse zu führen, dabei muss ein täglicher Kassensturz erfolgen mit der Empfehlung zur Aufstellung eines Zählprotokolls. Es besteht die Pflicht zur Erstellung eines Kassenberichts.

PC Kassensysteme
Für PC-Kassensysteme gelten die gleichen Verpflichtungen zur Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle, wie auch bei Registrierkassen. PC-Kassensysteme haben jedoch genügend Speichermöglichkeiten um alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß zu speichern. Somit stellt die PC-Kasse regelmäßig kein Problem dar.

Registerkassen
Werden Registrierkassen genutzt, ist zu prüfen, ob die Registrierkasse alle Voraussetzungen zur ordnungsmäßigen Kassenführung erfüllt.

Es gibt aktuell keine gesetzliche Verpflichtung, dass ein Steuerpflichtiger ab 2017 elektronische Registrierkassen nutzen muss. Sollte jedoch eine elektronische Registrierkasse vorhanden sein, dann muss diese spätestens ab dem 01.01.2017 in vollem Umfang den Anforderungen des Datenzugriffs entsprechen.

Somit ist zu unterscheiden zwischen

Registrierkassen, bei welchen die Aufrüstung möglich ist

Diese ist bereits seit November 2010 aufzurüsten.

Registrierkassen, bei welchen eine Aufrüstung nicht möglich ist

Dieses System darf ausnahmsweise bis zum 31.12.2016 weiter genutzt werden. Es sind diverse Unterlagen und Ausdrucke aufzubewahren. Wir empfehlen Ihnen Ihren steuerlichen Berater oder Ihren Kassensystempartner anzusprechen.

Ab dem 01.01.2020 sind weitere Änderungen zu erwarten, da eine Sicherheitseinrichtung in der Kasse einzusetzen ist. Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt manipuliert werden können.

[1] vgl. Begründung zur Änderung des § 146 AO

[2] Vgl. Begründung zur Änderung des § 146a AO